Подробности
Access е инструмент за управление на бази данни – старателно структурирани каталози с информация (или данни). Трудно е да се опише дори една малка част от различните бази данни, които привържениците на Access създават ежедневно. Но за да започнете да мислите като експерт по бази данни, вижте пример за често срещани образци на информация, която може да се съхрани в бази данни на Access:
Каталози с книги, CD–та, необикновено вино от дадена реколта, филми или нещо друго, което искате да събирате и проследявате
Списъци с адреси, които ви позволяват да поддържате контакт с приятелите, семейството, колегите
Бизнес информация: списъци на клиенти, номенклатурни каталози, поръчки и фактури
Списъци на гости и подаръци за венчавки и други чествания
Регистър на разходи, инвестиции и друга информация за планиране на финансите
Разглеждайте продукта Access като персонален помощник, който ще ви помогне да систематизирате, обновите и намерите всякакъв тип информация. Това не е просто удобство – този инструментариум ще ви позволи да изпълнявате дейности, които досега никога не сте извършвали сами.
Най-хубавото е, че книгата за Access 2007 - последното и най-значително въплъщение на най-продавания софтуер за база данни от Microsoft - обхваща проблематиката от самото начало. Продуктът Access 2007 се различава от предшестващите го версии с отличен нов интерфейс, който привлича не само компютърните експерти, но и оптимално натоварва хардуера. По изключение това не е рекламен трик. Както сами ще се убедите от книгата, с овладяване на новия стил на Access ще бъдете в състояние да изградите големи бази данни за кратко време.
...
Новото лице на Access 2007
От момента, в който Microsoft Office превзе света (някъде в далечната 1990), съставляващите го програмни компоненти като Word, Excel, Access не са се променяли много. Въпреки появата на истински полезни нови функции, Microsoft пропиляваше повече време за вмъкване на чудати джунджурии като говорещия кламер.
Access 2007 прекъсва тази схема и дава ход основните промени в програмния пакет Office, известни на феновете от Office 95. Най-очевидни са промените в реконструирания потребителски интерфейс – прозорци, ленти с инструменти, менюта и клавишни комбинации, които използвате за взаимодействие с Access. След като дълго време се разчиташе на естествено опростяване на интерфейса с инструменталните ленти в повечето Office приложения, Microsoft накрая събра кураж за цялостното им основно препроектиране.
...
Относно организацията на книгата
Книгата е разделена на четири части:
Част първа: Съхранение на информацията в таблици. В тази част ще създадете своята първа база данни и ще разберете как се добавят и редактират таблици, в които се съдържа информация. След това ще придобиете истински умения за предотвратяване на грешки, за търсене в базата данни и свързване на таблици.
Част втора: Заявки за манипулиране на данни. В тази част ще създавате заявки: специализирана последователност от команди за намиране на интересуващите ви данни, прилагане на промени и обобщение на огромен обем информация.
Част трета: Отпечатване на отчети и използване на форми. Тази част илюстрира използването на изходни данни от таблиците в отчети и отпечатване на добре оформени резултати, допълнени с подходящо форматиране и междинни суми. Ще се научите да конструирате форми – персонални макети на прозорци за въвеждане на данни.
Част четвърта: Споделяне на информация от Access с други програмни продукти. В тази част ще разберете, как да изтеглите (или да включите) данни от други типове файлове като текстов документ или електронна таблица на Excel.
Тази книга е ръководството, което би трябвало да придружава Access 2007. На нейните страници ще намерите необходимите предписания стъпка-по-стъпка и съвети за използване на почти всички възможности на Access - дори и на такива, които още не сте чували.
ПЪРВА ЧАСТ: СЪХРАНЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА В ТАБЛИЦИ
Глава 1 Създаване на вашата първа база данни.........................19
Дефиниция за база данни в Access
Начало на работата
Създаване на нова база данни
Дефиниция за таблици
Създаване на таблица
Редактиране на таблица
Съхраняване и отваряне на база данни в Access
Създаване на резервни копия
Записване на базата данни под друго име и в друг формат
Отваряне на база данни
Едновременно отваряне на няколко бази данни
Отваряне на база данни, създадена в по-стара версия на Access
Създаване на друга база данни
Панел за навигация
Прелистване на таблици в панела за навигация
Управление на обектите в базата данни
Глава 2 Построяване на интелигентни таблици..........................47
Дефиниция за типове данни
Изглед Design
Организиране и описание на полетата
Как работи функцията за актуализиране на данните в изглед Design
Типове данни в Access
Текстови данни
Тип данни Memo
Тип данни Number
Тип данни Currency
Тип данни Date/Time
Тип данни Yes/No
Тип данни Hyperlink
Тип данни Attachment
Тип данни AutoNumber
Първичен ключ
Създаване на собствен първичен ключ
Шест принципа при проектиране на базата данни
1. Избирайте подходящи имена на полетата
2. Разделете информацията на части
3. Разполагайте всички детайли на едно място
4. Избягвайте дублиране на информацията
5. Избягвайте излишната информация
6. Включване на поле ID
Глава 3 Овладяване на операциите сортиране, търсен, филтриране и други действия в табличния формат..............79
Персонализиране на таблица
Форматиране на таблица
Пренареждане на колони
Промяна в размерите на редовете и колоните
Скриване на колони
Фиксиране на колони
Навигация в таблица
Сортиране
Филтриране
Търсене
Отпечатване на таблица
Предварителен преглед на разпечатка (Print Preview)
Настройка на разпечатка
Глава 4 Блокиране на некоректни данни....................................101
Основи на интегритет на данните
Избягване на празни полета
Определяне на стойности по подразбиране
Предпазване от дублирани стойности чрез индексиране
Маски за въвеждане на данни
Използване на готови маски
Правила за проверка на валидност
Прилагане на правило за проверка на валидност към поле
Създаване на правило за проверка на валидност за поле
Инструментът Lookups
Създаване на обикновен списък lookup с фиксирани стойности
Добавяне на нови стойности към списък Lookup
Глава 5 Свързване на таблици чрез връзки...............................129
Дефиниране на връзки между таблици
Дублирани данни срещу свързани данни
Свързващи полета: връзка между таблици
Свързване посредством колона ID
Връзка от тип първичен-вторичен
Използване на връзките между таблици
Дефиниране на връзка
Редактиране на връзки
Ингегритет на връзките
Управление на връзка (свързване)
Списъци Lookup за свързани таблици
Други нестандартни връзки
Връзка от тип едно-към-едно
Връзка от тип много-към-много
Примери за дефиниране на връзки между таблици
Музикално училище
Магазин за шоколад
ВТОРА ЧАСТ: УПРАВЛЕНИЕ НА ДАННИ ЧРЕЗ ЗАЯВКИ
Глава 6 Заявки за избор на записи................................................163
Какво представлява заявката
Създаване на заявки
Създаване на заявка в изглед Design
Създаване на обикновена заявка посредством помощна
програма Query Wizard
Заявки и свързани таблици
Съединяване на таблици в заявка
Външно съединение
Силата на заявката: полета за изчисление и текстови изрази
Полета за изчисление
Дефиниране на поле за изчисление
Обикновена математика с числови полета
Изрази, съдържащи текст
Глава 7 Заявки за обновяване на записи.....................................193
Дефиниция на активни заявки
Внимателно тествайте активните заявки
Групи активни заявки
Заявки за обновяване
Заявки за добавяне
Създаване на заявка за добавяне (или за таблица)
Заявка за изтриване
ТРЕТА ЧАСТ: ОТПЕЧАТВАНЕ НА ОТЧЕТИ И
ИЗПОЛЗВАНЕ НА ФОРМИ
Глава 8 Създаване на отчети.........................................................209
Дефиниция за отчети
Бързо създаване на отчет
Подреждане на отчет
Добавяне и изтриване на полета
Различните изгледи на отчета
Създаване на отчет от самото начало
Отпечатване, предварителен преглед и експортиране на отчет
Предварителен преглед на отчет
Експортиране на отчет
Активиране на допълнителната опция Save as PDF
Форматиране на отчет
Форматиране на колони и заглавия на колони
Филтриране и сортиране в отчет
Филтриране в отчет
Сортиране в отчет
Глава 9 Създаване на опростени форми....................................235
Дефиниция за форма
Създаване на елементарна форма
Използване на форми
Сортиране и филтриране във форма
Сортиране във форма
Филтриране във форма
Използване на свойството Filter By Form
Съхранение на филтри за използване в бъдеще
Помощна програма за създаване на форми (Form Wizard)
ЧЕТВЪРТА ЧАСТ: СПОДЕЛЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ОТ ACCESS С ОСТАНАЛИЯ СВЯТ
Глава 10 Импорт и експорт на данни............................................257
Аргументи в полза на импортирането и експортирането на данни
Защо е необходимо експортиране на данните
Защо е необходимо импортиране на данните
Използване на буфера Clipboard
Копиране на таблица от Access на друго място
Копиране на клетки от Excel в Access
Операции Import и Export
Тип файлове за импортиране
Импортиране на данни
Импортиране на информация от файл на Excel
Импортиране на информация от текстов файл
Типове файлове за експортиране на данни
Експортиране на данни
Индекс................................................................................................275
Глава 1 Създаване на вашата първа база данни.........................19
Дефиниция за база данни в Access
Начало на работата
Създаване на нова база данни
Дефиниция за таблици
Създаване на таблица
Редактиране на таблица
Съхраняване и отваряне на база данни в Access
Създаване на резервни копия
Записване на базата данни под друго име и в друг формат
Отваряне на база данни
Едновременно отваряне на няколко бази данни
Отваряне на база данни, създадена в по-стара версия на Access
Създаване на друга база данни
Панел за навигация
Прелистване на таблици в панела за навигация
Управление на обектите в базата данни
Глава 2 Построяване на интелигентни таблици..........................47
Дефиниция за типове данни
Изглед Design
Организиране и описание на полетата
Как работи функцията за актуализиране на данните в изглед Design
Типове данни в Access
Текстови данни
Тип данни Memo
Тип данни Number
Тип данни Currency
Тип данни Date/Time
Тип данни Yes/No
Тип данни Hyperlink
Тип данни Attachment
Тип данни AutoNumber
Първичен ключ
Създаване на собствен първичен ключ
Шест принципа при проектиране на базата данни
1. Избирайте подходящи имена на полетата
2. Разделете информацията на части
3. Разполагайте всички детайли на едно място
4. Избягвайте дублиране на информацията
5. Избягвайте излишната информация
6. Включване на поле ID
Глава 3 Овладяване на операциите сортиране, търсен, филтриране и други действия в табличния формат..............79
Персонализиране на таблица
Форматиране на таблица
Пренареждане на колони
Промяна в размерите на редовете и колоните
Скриване на колони
Фиксиране на колони
Навигация в таблица
Сортиране
Филтриране
Търсене
Отпечатване на таблица
Предварителен преглед на разпечатка (Print Preview)
Настройка на разпечатка
Глава 4 Блокиране на некоректни данни....................................101
Основи на интегритет на данните
Избягване на празни полета
Определяне на стойности по подразбиране
Предпазване от дублирани стойности чрез индексиране
Маски за въвеждане на данни
Използване на готови маски
Правила за проверка на валидност
Прилагане на правило за проверка на валидност към поле
Създаване на правило за проверка на валидност за поле
Инструментът Lookups
Създаване на обикновен списък lookup с фиксирани стойности
Добавяне на нови стойности към списък Lookup
Глава 5 Свързване на таблици чрез връзки...............................129
Дефиниране на връзки между таблици
Дублирани данни срещу свързани данни
Свързващи полета: връзка между таблици
Свързване посредством колона ID
Връзка от тип първичен-вторичен
Използване на връзките между таблици
Дефиниране на връзка
Редактиране на връзки
Ингегритет на връзките
Управление на връзка (свързване)
Списъци Lookup за свързани таблици
Други нестандартни връзки
Връзка от тип едно-към-едно
Връзка от тип много-към-много
Примери за дефиниране на връзки между таблици
Музикално училище
Магазин за шоколад
ВТОРА ЧАСТ: УПРАВЛЕНИЕ НА ДАННИ ЧРЕЗ ЗАЯВКИ
Глава 6 Заявки за избор на записи................................................163
Какво представлява заявката
Създаване на заявки
Създаване на заявка в изглед Design
Създаване на обикновена заявка посредством помощна
програма Query Wizard
Заявки и свързани таблици
Съединяване на таблици в заявка
Външно съединение
Силата на заявката: полета за изчисление и текстови изрази
Полета за изчисление
Дефиниране на поле за изчисление
Обикновена математика с числови полета
Изрази, съдържащи текст
Глава 7 Заявки за обновяване на записи.....................................193
Дефиниция на активни заявки
Внимателно тествайте активните заявки
Групи активни заявки
Заявки за обновяване
Заявки за добавяне
Създаване на заявка за добавяне (или за таблица)
Заявка за изтриване
ТРЕТА ЧАСТ: ОТПЕЧАТВАНЕ НА ОТЧЕТИ И
ИЗПОЛЗВАНЕ НА ФОРМИ
Глава 8 Създаване на отчети.........................................................209
Дефиниция за отчети
Бързо създаване на отчет
Подреждане на отчет
Добавяне и изтриване на полета
Различните изгледи на отчета
Създаване на отчет от самото начало
Отпечатване, предварителен преглед и експортиране на отчет
Предварителен преглед на отчет
Експортиране на отчет
Активиране на допълнителната опция Save as PDF
Форматиране на отчет
Форматиране на колони и заглавия на колони
Филтриране и сортиране в отчет
Филтриране в отчет
Сортиране в отчет
Глава 9 Създаване на опростени форми....................................235
Дефиниция за форма
Създаване на елементарна форма
Използване на форми
Сортиране и филтриране във форма
Сортиране във форма
Филтриране във форма
Използване на свойството Filter By Form
Съхранение на филтри за използване в бъдеще
Помощна програма за създаване на форми (Form Wizard)
ЧЕТВЪРТА ЧАСТ: СПОДЕЛЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ОТ ACCESS С ОСТАНАЛИЯ СВЯТ
Глава 10 Импорт и експорт на данни............................................257
Аргументи в полза на импортирането и експортирането на данни
Защо е необходимо експортиране на данните
Защо е необходимо импортиране на данните
Използване на буфера Clipboard
Копиране на таблица от Access на друго място
Копиране на клетки от Excel в Access
Операции Import и Export
Тип файлове за импортиране
Импортиране на данни
Импортиране на информация от файл на Excel
Импортиране на информация от текстов файл
Типове файлове за експортиране на данни
Експортиране на данни
Индекс................................................................................................275
Матю МакДоналд е невероятен писател и програмист. Той е автор на Excel 2007: The Missing Manual, Creating Web Sites: The Missing Manual и още дузина книги за програмиране в средата на Microsoft .NET. Назад във времето той е изучавал английска литература и теоретична физика.
